【インプット】【仕事の進め方】会議の教科書
本書を読む目的
PMO系のPJにアサインされて毎日(土日含め...)会議のファシリテートをするの機会が１日３回以上ある。クラアントの会議の生産性を向上させるためにファイシリテートの正攻法を学ぶ。
学び・考えたこと
・ファシリテートの手法は他の本とおおよそ変わらない
・準備、開始時にゴールをアジェンダ共有、仕切る、ラップアップ
・よくある困りごとは非常に参考になった
・基本動作で述べていることと同じなのだが、相手を傷つけずにお話ができるので
TODO
・よくある困りごとは現に困っていること、これを実践
要約
＜会議ファシリテーションとは何か＞
・ファシリテーションとは
・ゴールに達成するために参加者の能力を最大限に引き出す方法
・８つの基本動作とファシリテーションのスタイル
＜確認＞
①終了時にきまったことやるべきことを確認する
②会議の終了条件を確認する
③時間配分を確認する
＜書く＞
④議論を可視化する
＜準備＞
⑤会議の準備をする
＜矢面に立つ＞
⑥全員から主張を引き出す
⑦対話を促進し、合意形成
⑧振り返りをする
・順序
事前⑤→開始②③→会議中④⑥⑦→終了①⑧
①終了時にきまったことやるべきことを確認(ラップアップ)
理由：参加者の理解が不明確、認識があっていないことが発生するため
やること：決定事項とTODOの振り返りを行う
・TODOは期限と担当者をセットで確認
・決定事項はダイジェストで振り返る(15秒程度)
・残課題（未決事項）も確認
②会議の終了条件を確認する
理由：脱線や目的にそった意見を集められず、疲弊する
やること：ゴール設定
・「すること」ではなく終了条件
・「すること」が浮かんだら「結果どうしたいのか」を確認
・終了したかを判定しやすい形で表現
③時間配分を確認する
理由：ゴールに必要なレベル以上に詳細な議論になり、ゴールまで到達しない
やること：アジェンダごとに時間を事前に設定
・時間を意識づけるため、最初に時間内に議論がおわるように声がけする（締め切り効果）
・会議の途中で声をかける（あと●分、など）
・時間オーバーと分かった時点でその後の対応（延長、仕切り直し、メール等で書面）
④議論を可視化する
理由：参加者は無意識のうちに脳の大半を発言の記憶に使っている
やること：話していることをそのまま書く
・決定事項、TODOを記載(印などでわかるように)
・何についてはの話かわかるように論点・問いを記載（事前に、会議中）
⑤会議の準備をする
理由：必要な論点がないを議論の結果、ゴールに達成するか不明
やること：ゴールに必要な要素を確認
・Purpose：目的
・People：参加者
・Process：進め方(アジェンダ、シナリオ、時間)※
・Property：装備(ホワイトボード)
※：プロセス一覧（終了条件→XX→ラップアップ）
・報告 ：→報告→QA→
・情報収拾：→背景説明→欲しい情報の枠組み→ヒアリング→
・承認 ：→承認依頼事項→QA→承認判断→
・方針検討：→背景説明→選択肢→絞り基準の合意→評価→
・課題解決：→事象(問題)の確認→原因分析→課題解決の洗い出し→絞込→評価→
⑥全員から主張を引き出す
理由：行動してもらうため(議論についていけない、納得感がない、興味がない)
やること：発言しやすい環境づくり
・肯定・共感(興味を示す、共感・同意、発言に感謝)
・場の雰囲気(きちんとした場、話をしやすい)
・名指し、ハードルを下げる
・質問する(具体的には、なぜそう思うか、他にはないか)
⑦対話を促進し、合意形成
理由：複数の視点で合意+品質の高い結果を生み出すため
やること：話を横にふる
・事実の共有は振る必要はない、個人に立脚した発言
・なぜか？を深掘りすることで、考え方を可視化する
⑧振り返りをする
理由：今後の進め方について改善
やること：良かった点、悪かった点を洗い出す
＜会議のよくある困りごと＞
①誰も発言しない
・iceBreak、ハードルを下げる、クローズドに質問、質問をストック、自分が上司ならと考えてもらう
②議論が盛り上がらない
・考えやすい質問(具体的なシーン、具体的にどのような状態だったらゴールできるか)
・全体像を示してから各論に入る
⑤発散や脱線が多い
・終了条件を提示した上で「さきにやっつける」という
・スクライブで論点を明確にする
・論点を用意しておき、脱線していることを示す
・AからBの話題になったがいいか？
・このまま続けていいかを確認
⑧議論が間延びする
・論点を整える(論点にそった議論をさせる)
・読み上げをやめる
・「逐次対応」をやめる
・うるさ型の参加者がきになることをバンバン質問
・優先度が低い議論に終始する
→質問を記載してためてもらう
