【インプット】【仕事の進め方】ファシリテーションの教科書
本書を読む目的
PMO系のPJにアサインされて毎日(土日含め...)会議のファシリテートをするの機会が１日３回以上ある。クラアントの会議の生産性を向上させるためにファイシリテートの正攻法を学ぶ。
学び・考えたこと
・ファシリテートのゴールは「集められた人たちの知恵を引き出し、導かれた答えに対して腹落ちすること(組織の課題解決・意思決定に納得感をもつ、具体的な行動イメージをもてること）」
ロジカルシンキングはベースだが、それだけでは対応できない部分がある
論点設計や導き出された答えが論理的に正しいかは納得するためには必須
ただし、議論するために相手から意見を引き出したり、感情面でも納得させるための配慮が必要
・記載しているように「仕込み(会議準備)」が7-８割を締める
印象的だったのが話についていくためにも事前準備をすること。
会議内容を整理、軌道修正するには当たり前だが会議内容を理解していないといけない
会議内容を理解するためには単語や人物の背景をきちんと抑える必要がある
(ゴール設定と論点整理だけで終えられず、地道な準備が必要だと痛感。時間かかる。。。)
TODO
・ある程度暗記して実践してみる(本に書いてあることをそのままやってみる)
要約
＜仕込み=議論の結論(アクション)の質の向上・納得感のための事前準備＞
①議論の到達点と出発点を捉える
・議論全体の到達点を定義する(2章)
・現状(出発点)は以下ステップのどこかを確認、必要時間から該当会議のゴールを設定
1.場の目的の共有・合意
2.アクションの理由の合意
3.アクションの合意
4.実行プラン・コミットの確認
②「①」検討の前提として現状の捉え方＝参加者の認識・態度・特性を把握する(3章)
1.認識レベル：議論の前提(目的、重要性)・中身(知識)・場(役割、自分との関係性)
2.意見・態度：賛否、賛否の理由・背景
3.思考・行動の特性：貢献すべき人(知識、意思決定者)、相互関係(立場、相違があるか)
③議論すべき論点を具体的に把握する
・広げる：合意に必要な論点を抑える(問いを定義→答えを出すための議論ポイントを構造化)
・絞り込む：
到達点に必要な論点か(構造化できていれば不要)
→主張の対立(なければ確認するだけ)
→参加者だけで結論を出せるか(不可なら宿題に)
→議論すべき論点
・深める：フレームで整理など
＜ファシリテーションの実践=問題解決＞
以下の合意形成ステップを踏む
1.場の目的の共有・合意
・ゴール、参加者と必要な情報の定義、参加者への期待・役割の共有
2.アクションの理由の合意
①問題意識(As-Is/To-Beのギャップ)の明確化(What?)
・あるべきの姿の定義(いつ何がどの程度)
※問題認識(あるべき)のすり合わせは非常に難しい
・あるべきと現状のギャップを整理
②問題箇所の特定(Where?)
・where か why かを把握
・whyにいく前に問題の発生箇所の特定(切り口や論点を提示)
※後続の原因・対策立案が曖昧にならないため
③原因の追究(Why?)
・広げる＝切り口を用意(理想状態に対して何が不足と確認、全く異なる他パターンはないか？)
・絞り込む＝因果関係があるか(相関関係、時間程前後関係、第三因子の不在)
※アクションの精度を上げる、事前にファシリテータが仮設
※犯人探しはしないようにする
3.アクションの合意
④対策の立案・実行(How?)
・オプションの整理
・オプションの比較軸(クリティカルなものがないか)
・選択した際のリスクと対応策
4.実行プラン・コミットの確認
④対策の立案・実行(How?)
・TODO化(タスク、担当、期日)
・アウトプットイメージのすり合わせ
※上記の進め方は①②で問題を絞り込み、③④で対策を検討
＜会議さばきのコツ＞
①発言を引き出す
・意欲を高める（目的の共有、立場を配慮(〇〇さんの立場からあえて~~、最前線では~~、)）
・発言しやすくする
・話すレベルを具体化(ざっと可能性のあるものをあげて、何のために何についてどのレベルで)
・考えるべきことを絞る(賛成か反対か、検討すべき点にしぼって)
・反対意見をいうときはあえてはっきりいう(逆に反対意見はないか、決める前に懸念を洗い出して)
・説明の仕方、内容を提示(賛成する案と理由を述べて、状況を具体的に説明して)
・具体的な状況をイメージさせる(もし客XXさんに説明したら質問されそうなことは？)
・例外をはずす(仮設で予算がないとしたら〜XX)
②発言を理解し、共有する
・発言を聞き、理解する(論点=何について、主張=なんだといっているか、根拠、目的)
・きいたことをはっきり示す(理解を確認)
③議論を方向付ける
・議論をすべき論点かを確認し、方向をコントロール
・議論すべき論点：論点共有が十分→STAY、論点共有が不十分→再確認、他論点も重要→移る
・議論すべきでない論点：今ここではない→後回し、そもそも不要→軌道修正
・方向付ける
・広げる
・深める
・止める(不要な論点、結論がだせないと見送る)
・まとめる(論点と結論をセットで要約、参加者へ確認)
④結論づける
・合意できた部分＝決定事項
・合意できていない場合＝合意に満たすために必要な条件を確認、TODO化
